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【湖北大学】一站式智慧融合服务门户建设

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2022/05/13 03:57发布
全国高校发展动态
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高校动态——【湖北大学】一站式智慧融合服务门户建设

 前言

2021年,教育部先后印发了《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》和《高等学校数字校园建设规范(试行)》等有关高校信息化建设的文件。

文件要求以现代信息技术推动高等学校校务治理能力与治理体系的现代化,强调以人为本、以信息技术为驱动,逐步实现“放管服”,同时为高等学校数字校园建设的设计与实施提供了规范意见。

2021年12月,中央网信委印发《“十四五”国家信息化规划》,提出“十四五”期间将是加快数字化发展、建设数字中国的新阶段。这也为新时代高校信息化建设提出了更具体的要求和更多可探索的发展空间。

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建设背景

近年来,高等学校信息化工作大多按照“整体规划,分步实施,需求为先,应用驱动”的方针稳步推进,以“凝聚共识、促进共建、实现共享”为目标有序开展,不断增强信息化工作服务师生的能力。

湖北大学很早就建设了信息门户,传统的信息门户可以看作是一站式智慧融合门户的雏形,主要集成了校内主要业务管理系统(Management Information System,MIS)的单点登录功能(Single Sigm On,SSO),初步建立了“登录一个号”的统一身份认证平台。

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△传统管理信息系统基本架构

上图为学校传统管理信息系统基本架构。其建设和使用的基本思路依然是以职能部门的业务管理作为切入点,并未真正实现师生“办事一张网”。

随着互联网技术的飞速发展,师生线下“办事难、办事繁、办事多”等一系列矛盾逐渐凸显,信息化使用需求和要求也在不断提高。

因此,以师生愁、难、急、盼的问题为导向,以新一代互联网技术为驱动,各地高校纷纷拉开了探索新时代智慧融合门户建设的大幕。

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关键技术

业务流程管理

业务流程管理,通过构造高度规范化、标准化的业务流程,达到优化业务管理、提高业务效率的目的。

对传统业务办理模式进行梳理与再造,需要一种全新的业务管理技术与平台来完成改革性的重构,而流程引擎就是用于支持流程管理的底层开发平台。

该平台可以完成一个线上流程的构建、功能开发、执行、审批、环节流转以及数据的自动同步等全过程管理,为流程实例提供工作环境。

微服务架构

微服务架构,通过将以往开发过程中一个高度耦合与集中式管理的系统进一步细分为细粒度的微型服务,具备灵活配置、快速迭代、可扩展、低耦合等优点,微服务架构有效降低了开发的复杂程度,让整个模块架构和代码区分更加清晰。

数据治理

数据治理,是针对数据资产进行管理的一系列操作过程的集合,完成数据资产目录梳理、数据交换共享、为决策研判提供依据等。

因此,数据治理能够最大限度地发挥数据的使用价值。对于高校来说,在推进校务治理的背景下,实施数据治理是十分必要的。

高校数据治理的过程通常从制定全局数据管理制度及规范标准出发,对所有产生数据的业务领域进行归类,以每一个类数据域作为一个研究分析单元,如人力资源域、学生管理域、教学资源域、行政管理域、资产管理域、财务管理域等。

首先,通过对业务表和数据字段的分析,制定各域内的信息标准,建立一个信息标准管理平台,统一标准有助于提高数据的共享程度,也为业务系统的后续功能扩展或新建业务管理系统提供了先行标准依据。

其次,需要建立一个全局主数据管理平台、数据接口管理平台,包括展示和管理业务数据库、历史数据库、数据库核验、管理对外输出接口等功能。

再次,需要建立一个数据质量管理平台,用于监控数据流程的执行情况和数据质量,分析U/C矩阵,定期生成数据质量报告等。在系统分析阶段,U/C矩阵从Use和Create两个角度对数据类的使用和产生进行统计,再用结构化的数据表格来展示结果,根据一数一源的原则,一个数据类一般对应一个C和多个U,部分业务系统UC矩阵如表1所示。

表 1 部分业务系统 UC 矩阵

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最后,还需要建立一个数据资产目录平台,可以按职能部门划分、业务域划分或直接搜索表名、字段名等方式查询校内所有数据资产情况。

数据交换共享是对数据治理结果的运用,数据交换包括数据的抽取(数据上行)和数据的提供(数据下行)。

建立一个数据交换平台能够实时监控数据上、下行流程的执行情况,包括执行状态、执行结果、传输数据等,在发生数据不准确、不及时的问题时,可通过数据交换平台及时排查解决。

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建设方案

建设思路

一站式智慧融合服务门户的建设以流程引擎为底座,坚持以人为本,将学生和教职工作为核心服务对象,针对师生碎片化、个性化的使用需求,结合流程引擎、微服务等各种信息化技术,对高校内部各类线下服务与线上应用进行整合与优化。

同时,通过加强对信息化资源的配置与管理,实现加快校务治理由管理向服务转型的进程。因此,湖北大学在保留传统信息门户单点登录功能的基础上,以流程再造为主要突破口,形成“1+5+N”的一站式智慧融合服务门户建设思路,如下图所示。

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△ “1+5+N”模型

“1”表示一个网上办事大厅。基于业务流程管理,以流程引擎为驱动,通过广泛调研业务部门和广大师生的办事需求,逐一筛选每一个适合放到网上办事大厅中的流程,精心打造业务覆盖面广、操作便捷、智能化的网上办事大厅。

网上办事大厅的完善需要学校师生的共同参与,师生和业务部门一线工作人员应从实际应用出发,积极配合信息化部门完成需求调研,尽可能提供实际教学、办公、科研过程中遇到的办理环节多、办理过程难、办理时间久的业务。

“5”表示5个常用信息展示模块,分别是:个人中心、流程中心、消息中心、日程中心、新闻中心。

其中,个人中心应链接师生个人数据展示平台,涵盖校园各类业务管理系统记录的个人信息。师生可以对数据进行纠错,更新后的数据还应能通过基础数据库及时反馈至业务管理系统,进而形成良性的数据循环机制。

流程中心为用户提供了直接办事的入口,待办事项、在办事项、已办事项以三个标签页的方式分布在该模块所占据的空间中,用户登录一站式智慧融合服务门户后,可能在醒目的位置看到自己当前需要办理的事项并点击进入办理页面,查询正在办理的业务进行到了哪个环节,或查询已办事项的详细信息。

消息中心用于展示当前用户账号下收到的各类消息通知。

日程中心为用户提供个人日程管理、展示的功能,可在首页直观展示近期日程安排,防止因其他事务忘记某项重要日程。

新闻中心用于展示校级新闻资讯以及所在单位的通知公告等内容。

“N”表示更多贴近师生日常教学、科研、办公的个性化应用与全校所有的业务服务,如师生课表信息、图书借阅信息、校园卡流水信息等。在现有业务管理系统的基础上,根据师生实际使用需求,进一步扩充个性化、碎片化、实用型的小型应用,尽可能覆盖师生日常所要查询的所有数据内容。

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△湖北大学校园风风光(图源官博)

总体架构

一站式智慧融合服务门户建设的总体架构采用微服务应用构建统一的应用服务生态环境。自顶层到底层可分为服务接入层、智慧应用层、支撑平台层以及基础设施层,如表2所示。

表 2 统一的应用服务生态环境

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1.服务接入层。不同身份角色的用户通过中央认证服务完成统一身份认证,实现诸多业务管理系统的单点登录功能。

可以在传统账号密码登录方式的基础上,增加第三方认证或短信登录的方式,即采用QQ、微信等提供的开放授权接口,方便用户使用常用的第三方应用实现校内统一身份认证的登录验证;或者通过在个人安全中心绑定手机号,利用动态验证码实现登录。

这些方式作为传统口令字登录的补充,可以解决因网络安全导致密码强度不断升级所带来的密码复杂度增加问题。

此外,除了网页端访问入口,用户还可以通过微信企业号、移动端App等多种渠道访问服务门户。

2.智慧应用层。前期通过问卷调查、需求收集、实地调研等多种方式,对师生最迫切、最关注的常用业务进行梳理,尽可能多地覆盖师生在日常办公、教学、科研方面的各类办事业务,可以按照学生事务、科研业务、思政业务、网络服务、证明办理、国际业务、财会业务、综合服务等对办事流程进行初步分类,便于用户快速定位。

对于业务管理系统中使用频繁的应用模块,还应当以适当的方式抽离出来,统一放置于智慧融合门户展示,即统一入口。

3.支撑平台层。为服务提供应用的开发与运维,主要包括数据平台和流程平台等。

智慧服务,数据先行,网上办事的高效性、便捷性离不开数据共享,因此需要打通传统业务系统数据库的“数据孤岛”,加强大数据中心建设,建设基础数据库作为数据交换共享的平台,进一步加强数据流通,让数据得以充分有效地运用。通过数据治理推进校务治理能力现代化。

网上办事大厅需要与基础数据库进行充分对接,用于获取流程表单中涉及的数据字段并自动填充。

此外,对于状态异动类的流程,如学籍异动、出国申请等,还需要在流程办结后将办理结果等数据再通过基础数据库返回给业务管理系统。

流程平台的作用是通过流程引擎将办事流程按照明确的填写内容、办理步骤、前后逻辑和一定的规则进行实现。

一个界面友好、运行稳定、流程清晰的流程平台,可以大大提高用户的办事效率,增强用户体验感。

4.基础设施层。主要包括系统软件、数据库系统、中间件以及光纤网络、WiFi网络等校园网基础环节和软硬件基础设施,用于支撑平台层和应用层的运行。

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实践成效

湖北大学一站式智慧融合服务门户于2019年10月正式上线运行,两年多来,日均访问量稳步增长,目前已上线近百项办事流程,涉及学生事务、网络服务、科研业务、人事证明等10个类别,覆盖党委办公室、学工处、人事处、科发院等15个业务部门,服务的办理人次排名前十的流程如表3所示。

表 3 网上办事大厅办理次数排名前十流程统计

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以学生“毕业离校申请”为例,该流程为典型的跨部门办事流程,其完整流程涉及图书馆、财务处、宿舍管理中心、教务处等7个办理节点,涉及的职能部门也超过5个。

在以往办理过程中,学生往往需要带着不同的材料,跑不同的部门。材料出现问题时,需要修改再重新进行,还可能遇到办事人员不在岗等情况,导致办理时间久、效率低。

采用线上流程后,通过对接图书管理系统、财务系统等业务系统的数据,流程中很多环节能够自动判断当前学生是否需要办理某个环节,如不存在借书未还、欠学费等特殊情况,这些环节都可以自动完成审批;对于办事人员来说,线上审批也减轻了工作压力,每天可以在某个时间集中办理。

在当前疫情反复的情况下,线上离校申请流程完全满足了师生的实际使用需求。流程上线以来,已有近6000人在线上发起毕业离校申请,并且顺利完成整个审核流程。线上学生毕业离校流程在极大节约师生办事时间、提高办事效率的同时,也降低了人员聚集、接触可能导致的疫情感染风险。

当前,越来越多的高校在推动现代信息技术与校务治理体系、治理能力的深度融合方面做出了探索,也基本实现了无纸化办公、随时随地办公、跨部门办公。

数据共享让跨系统获取信息成为可能,大大减少了师生反复填写个人基本信息的烦恼。直观明了的模块设计使得用户无须进入多个系统来回切换。

通过创建以“智慧服务、智慧管理、智慧教学”为核心的智慧校园,让师生在信息化体育方面有更多的收获感,更好地服务教学、服务科研、服务社会。

一站式智慧融合服务门户的建设是一项动态持续的过程,为了给师生提供更好的使用体验,服务门户还有更多可以优化的空间,比如界面设计可以更加精致,打破现有卡片固定大小的模式,自动适配数据展示内容的空间,让页面更具层次感,同时提高空间利用率;用户反馈与评价机制还可以进一步利用,根据实际使用反馈不断打磨流程,进而为师生提供更精细化的使用体验等。

 

 

*文章来源:中国教育网络

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