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【浙江大学】“四个一”推进校务治理信息化转型

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2022/03/29 01:26发布
全国高校发展动态
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高校动态——【浙江大学】“四个一”推进校务治理信息化转型

前言

近年来,随着互联网技术和信息化社会的高速发展,数字校园向智慧校园逐步迈进,不断构建与完善智慧校园建设已成为学校发展战略的重要内容。智慧校园信息化,立足于学生、老师、职工、校友、校外人员的需求,改善和提升学校的科研环境、教学管理、生活服务、人才培养和对外沟通等环境,最终实现智慧校园信息在线的目的。因此,构建智慧高效新校务治理信息化体系成为构建智慧校园的关键一步。

为全面贯彻落实党的十九届四中、五中全会和全国教育大会精神,加快浙江大学(以下简称“浙大”)数字化转型进程,强化服务意识,加快建设高效运行、主动服务、科学决策、智能监管的新型教育治理模式,根据《浙江大学进一步全面深化改革实施方案》《2020年浙江省深化“最多跑一次”改革推进政府数字化转型工作要点》等文件要求,结合浙江大学“最多跑一次”改革推进的实际情况,实施“一事一表一库一平台”建设工程(以下简称“四个一”工程),初步建成服务便利化、管理精准化、运行高效化、决策科学化的高校校务治理信息化转型新模式。

现状与问题

 

现状

浙大高度关注师生需求,自2012年起开展“一流管理、服务师生”主题活动,一直以“师生的时间是学校最宝贵的财富”为理念,多次在全校范围内发布服务师生相关的文件通知。

同时,浙大积极响应浙江省“最多跑一次”,全面推进学校数字化改革,开展“最多跑一次”“最多找一人”工程,提升师生的体验感、获得感和幸福感。

2013~2018年构建行政办事大厅、校务服务网,搭建流程平台,打造跨部门业务流程,推进“最多跑一次”工程,初步实现学校校务治理;

2017~2020年,启动网上浙大建设,实施“最多找一人”工程,构建浙大钉、浙大云计算、学在浙大等平台,加快推进学校数字化转型;

2021年是“十四五”开局之年,启动网上浙大2.0建设、推进学校数字化改革,实施“四个一”工程,深度服务院系、服务基层、服务师生。

 

问题

当前,校务服务网深度整合行政服务办事大厅、网上办事大厅、校务服务平台、校务资讯平台,推行“最多跑一次”,初步实现了展现、申请、审批、服务一体化。

但是,校务信息化治理还存在着一些亟待解决的问题:业务独立成孤岛、入口繁多难查找、数据标准格式杂、多次重填体验差等。

1.业务独立,入口繁多。各个业务部门建立了不同的业务系统,各个业务系统之间又互相独立,只管平台自己的业务,无关联性。

随着信息化的快速发展,各个部门也建立了众多业务系统,师生常常找不到业务线上办理地址,有时即使线上办理完成,还需线下协同,找多个部门,办理不便,体验感差。

2.数据格式杂。通常各个业务系统由不同的运营商承接,各个承接商数据系统格式不一,学校又未强制执行系统数据标准,导致各业务系统数据格式杂,难以回馈主数据库。主数据库未建立强制、完善的数据标准,因此数据服务开放体系有待完善。

“四个一”实践

以“最多跑一次”改革为总牵引,“四个一”建设工程正在以师生工作学习最紧密的事项和业务作为突破口,直击痛点,进一步精简师生办事负担,打造良好的“网上办事空间”“个人信息空间”和“信息发布空间”,扎扎实实为师生办实事。

“四个一”实施思路为加强系统沟通效率,构建学校统一的公共数据库,统一全校数据规范和标准;围绕学校校务事项,梳理部门业务服务,梳理出“一窗式”线上业务流程,建成相应的业务体系;并汇聚融合各部处院系信息化系统,建成一体化应用支撑平台与校务服务平台(如图1所示)。

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图1 “四个一”平台架构

“四个一”工程项目主要包含教职工入职一件事、本科生入学一件事、导师资格申报、公共数据库、浙大服务平台等典型应用与服务。

开展教职工“入职一件事”改革试点,推动业务流程优化与重组。由教职工入职各相关单位在原有服务事项基础上,结合办公业务,梳理出“入职一件事”的流程,按照“办理一件事、只填一张表”的基本原则,重新设计填写表单,优化工作流程,把原先至少跑3次、填4张表、至少等2天完成的“入职”现有办事流程缩减到老师只填“一张表”、只跑“一次腿”,切实提升校务服务水平,提高办事效率,节约师生的宝贵时间。

开展本科生“入学一件事”改革试点,推动报到入学事项优化重组。针对新生入校进多个系统、跑多个报到点、填多张表等问题,开展新生“入学一件事”改革试点工作,推动入学事项优化重组;打造人脸库系统,搭建出灵活、易维护的人脸特征识别平台。

实现本科新生在入校报到前,通过移动端完成基础信息采集、安全考试、宿舍申请、财务缴费、照片采集、接站、行李托运等环节;到校后只需刷脸打印报到单,完成现场报到高效体验的流程;宿舍入住时,各部门根据学生网上填报信息准备所有物品,学生直接到宿管处领取并办理入住手续。

“一表”数据赋能,提升服务师生能力。“一张表”填报系统,通过建立个人数字档案系统和电子表格清单化管理制度,对全校各部门常用的表单填报事项进行了梳理,整合了填报过程中的共性字段,开发部署在线电子表格,运用共享数据最大程度精简数据填报工作,实现师生员工各类数据表格的自动填充。以研究生导师资格申报为试点,推动全校“一张表”服务。

制定公共数据标准,打造公共数据库。依据梳理出的公共数据资源目录,对公共数据进行了链接与汇聚,并以此为基础建设公共数据库,构建以“数据发布、数据申请、数据使用、数据管控、数据监测”为完整流程的数据服务开放体系;12个部门的数据源,8个数据集,5719万条数据记录容纳其中。“入学一件事”“入职一件事”“研究生导师招生资格申报”填表中心等试点工作都在此平台基础上稳步运行。

图片

浙江大学(图源官博)

构建浙大服务平台,实现“一站式”办理。构建浙大服务平台,整合校务服务网、协同办公系统办文、办事、办公及填报服务,发挥平台聚合作用,统一全校师生应用与服务访问入口,实现事项“一站式”办理,应用“一站式”访问。

浙大服务平台建成七大中心:任务中心、办事中心、应用中心、资讯中心、填表中心、日程中心、个人中心。

其中任务中心对接协同办公系统、流程平台、网上办事等发文办事平台,生成待办、已办、申请等列表,各项事宜一目了然,提供快捷的办公事宜通道。

办事中心模块整合全校各职能部门的审批和服务事项,实现校务服务统一导航、统一认证、统一查询、统一受理、统一评价,着力打造建设集约、服务集聚、数据集中、管理集成的现代化行政枢纽,形成高效、透明的校务生态系统。融合浙大百事通,面向全校师生提供办事服务、常见问题、规范性文件、通讯录、学校文件、资讯、课程等“一站式”搜索服务。

浙大服务平台为师生提供个性化的应用与服务门户,师生可通过平台办文、办事、信息查询、应用与事项收藏、资讯订阅等,进一步提升了用户服务体验。

建设成效

过去,新生入学报到需要2小时左右;2021年,6300余新生通过网上“入学一件事”注册报到并实现照片采集,刷脸打印报到单,1分钟内即可完成;

过去,新教职工入职需一天时间;2021年,1100余名新教职工通过“入职一件事”流程办理,至少节约5小时,总计节约5500余小时;

过去,办公入口分散在不同的平台;如今,“一站式”数智门户全新升级,整合117项应用服务、648项办事事项,浙大钉激活人数达11万人,日活跃用户9万人,日均会议623次,日均语音通话409次,浙大钉及浙大服务平台日均登录46万次;

过去,填表项项重填、必填;如今,个人相关信息由公共数据平台推送,无需个人多次填报。

由经验驱动转向数据驱动,由中心化治理转向去中心化,不断优化高效的动态反馈,“四个一”工程充分运用“校务理念创新+信息技术创新+校务流程创新+治理方式创新”四位一体架构,初步形成服务便利化、管理精准化、运行高效化、决策科学化的校务治理数字化改革新模式。在“十四五”期间学校将进一步深入推进“四个一”工程建设。以提升服务为目标,以数据治理为核心,节约每一位师生的宝贵时间,让师生在细节中获得体验感、获得感和幸福感。

 

 

*文章来源:中国教育网络

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