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【南京航空航天大学】如何让新教工入职更方便?一网通办来助力

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2022/04/22 02:52发布
全国高校发展动态
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高校动态——【南京航空航天大学】如何让新教工入职更方便?一网通办来助力

建设背景

《教育信息化2.0行动计划》要求将教育信息化作为教育系统性变革的内生变量,支撑引领教育现代化发展,推动教育理念更新、模式变革、体系重构。教育信息化“十三五”规划也将深入推进管理信息化、全面提升教育治理能力作为重要任务。

在落实《教育信息化2.0行动计划》以及“十三五”信息化期间,南航将信息技术与教学、科研、管理和服务深度融合,建成了研究生管理系统、学生管理系统、教务系统、财务系统等核心系统,初步解决了业务线上办理,数据统一汇集,公共平台统一支撑等信息化工作。

为加快学校数据治理和流程再造工作,进一步提高师生服务体验,南航信息化处整合学校各业务系统数据,搭建了基于数据共享的一网通办“场景”办事,实现各类聚合事项网上服务。

目前,学校的新教工入职服务体系不够完善,基础平台分散,不能提供一体化服务,无法实现入职服务事项统一申请、统一受理,不同管理部门使用不同平台,平台间无法交互。

围绕员工入职服务事项不全面、不规范、不统一等问题,本着让“数据多跑路,师生少跑腿”的理念,充分利用信息化手段,南航信息化处、人事处联合启动了新教工入职服务一网通办工作。

建设思路

为实现南航入职服务一网通办,完成入职事项管理端的跨部门联动以及服务端的高效统一,结合学校信息化建设基础,完成整体架构的搭建(如图1)。

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图1 整体架构

基于统一数据标准和信息化公共平台,通过学校数据中心对接各业务系统,实现系统互联互通;通过构建跨部门、多业务的交织模型,建设入职服务一网通办。整个服务的搭建严格按照模块化、服务化、分层构建的思想进行设计和实现。

基础设施包括网络设备、服务器、存储等硬件基础设施,依托校园云平台进行统一部署。

数据资源层通过对接学校数据中心,调用入职员工在招聘系统、人事系统的相关数据,避免流程办理时入职人员的重复填报。

对接学校信息化公共支撑平台,包括学校已有的统一身份认证平台、统一通讯平台、统一流程引擎、统一表单工具等,完成入职服务的快速搭建。

业务应用层是入职服务的核心建设层,用于建设学校统一入职服务应用,实现入职服务的人员身份管理、入职事项办理、线下服务导航、管理数据回流、多部门并审等功能。

用户服务层用于管理不同角色的人员,通过不同的身份判断,进行服务端及管理端的角色细分。

建设内容

服务事项梳理

根据业务办理的相关要求,梳理入职服务事项。具体事项包括:入职服务各环节的办理指南、办理流程以及各环节人员和联系方式;在入职人员填报后收集、汇总各职能部门业务审批等相关事项的办理流程、在线受理程度等基本情况,按照梳理内容逐项统计整理。

事项梳理总体框架可分为:服务对象、梳理范围、业务分类、业务协同、系统应用、服务建设六个部分。

服务对象,包括学校各级领导、管理员、新教工等。

梳理范围涉及部门及事项,部门包括学校教职工入职相关的各二级单位,事项分类包括:申报类事项、审批类事项、发布类事项。

业务分类,根据业务属性的不同,对业务进行分类,目前学校面向师生的业务分类场景包括:

  • 指南类服务,线下服务,需在线上创建服务指南和公告;

  • 单事项服务,目前学校仍在线下办理,需通过公共平台搭建表单、流程类的服务事项,审批工作线上完成;

  • 联动事项服务,目前学校仍在线下办理,需通过公共平台搭建表单(不止一个)、流程类的服务事项,审批工作线上完成,且跨部门审批;

  • 系统事项服务,学校有系统的服务事项,通过碎片化集成方式办理;

  • 融合类事项服务,目前办理方式有线上、有线下,跨部门、跨平台、多数据的服务需要通过业务协同、数据协同方式进行融合建设。

业务协同,要明确单业务部门办理和多业务部门协同办理的相关服务事项,将各业务部门办理业务流程化,为相关事项的便捷办理创造必要条件。

系统应用,梳理现阶段各业务部门对内信息管理系统、对外业务服务系统的数量以及能够实现的管理和服务功能,明确各级部门信息化依赖程度和建设程度,了解专有业务系统相关情况,为入职服务的建设提供基础数据。

服务建设,明确目前未实现网上办理的各项业务,梳理建设需求,整合通用建设内容,统一开发建设,对需要独立建设或部署的环节,利用学校已有工具进行快速配置建设。

服务流程优化

对相关各业务单位履行的职责、对应的岗位、所属的权限及职权运行的流程逐项逐条进行全面细化梳理。通过梳理,完成以下内容:

明确流程服务涉及的管理部门、管理岗位、事项数量、事项类别、办理条件、业务流程等权重清单,同时明确系统建设情况、终端办理情况、网上监督情况。

根据梳理的业务,对各业务单位目前的工作流程进行优化改造,科学合理地设置行政职权运行流程中的各个环节,简化办事程序,以实现办事程序最优,办事周期最短。

在未进行流程改造之前,南航新教工入职服务原流程业务办理与管理审核相互交叉,办理人员需登录多个部门业务系统进行业务办理,并需至多个部门办理不同线下业务,同时需等待较长时间的部门审核。

通过学校流程工具、表单工具、数据中心、消息中心进行流程再造,优化后的流程(如图2),仅需登录1个系统,办理相关入职业务20余项,相应审核流程也可通过线上查询进度。

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图2 南航新教工入职服务流程

一方面新教工在完成材料审核后,数据中心将人员异动即时推送至科研、教务等核心系统,无需新教工跑腿,数据自行流转。

另一方面将大部分线下办理的业务转移至线上,同时将原有多个业务系统线上登录入口集成,只需登录1个系统即可完成全部线上业务。

最后将暂未拥有线上办理条件的业务做出梳理和说明,新教工可通过线上查看所需办理业务,进行打印资料、提前准备相关材料等相关工作,为入职办理进一步提供便利。

入职服务搭建

入职一网通办服务提供不同于普通应用和系统的场景聚合服务,实现具有南航特色的一体化整体服务,并通过成熟的场景式大厅呈现,将业务办理流程体系化、规范化,为用户提供最为便捷的事项办理服务。

1.入职教工一网填报

新教工未获得工号前,以校外人员注册方式进入入职一网通办场景,完成入职服务办理,办理步骤具体如下:

  • 第一步:基本信息填报。获取少量关键信息,后续匹配招聘系统和资源配置。

  • 第二步:跳转入职信息登记表,进入之后触发表单数据源,调用招聘系统相关人员数据,完成表单填报内容的读取,减少新教工填报步骤。

2.管理人员一网通审

入职流程审核端不打破原有业务管理形式,同时利用学校网上办事大厅搭建的部分新事项环节进行线上审核,通过学校统一通信平台,将审核消息实时推送给审核人,业务部门各司其职,完成与其相关的审核环节(如图3)。

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图3 南航新教工入职审核

南航对入职过程中的工号分配、合同签订等环节进行流程再造,数据与业务双向打通,大大减轻该业务在服务端的办理周期;工号提前发放,为资源服务提供前置优势。

3.资源服务一网通办

新教工入职作为学校典型的跨部门、跨平台、多数据、多环节服务,需综合考虑多方系统和业务联动(如图4)。

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图4 南航新教工入职数据共享

新教工办理入职流程后,即可实现资源服务全覆盖:

  • 无感知服务,通过数据中心实现核心系统自动授权,例如智慧门户、i南航App等公共平台,教务、科研等业务系统;

  • 线上申请服务,聚合办事大厅相关服务事项,例如邮箱申请、公务卡申请、车辆管理、宿舍申请、公积金转移、工会申请、入职培训等服务;

  • 线下服务,人事档案、师德师风签订、公费医疗证领取、一卡通领取、图书证领取、外籍税务、居留证、工作证办理等服务。

总结与展望

经过“十三五”信息化建设,南航已逐步完成对业务系统、流程办事服务、线下填表、门户办事的融合,形成面向师生服务的一网通办场景设计。

服务场景建设完成后,通过业务协同和数据互通,一方面满足各个职能部门的审核问题,另一方面完成数据的自动流转处理,实现按需分配,满足用户需求。师生不用考虑部门并审和多系统跳转问题,把最简单的留给用户。

南京航空航天大学将坚持以师生为核心的建设思路,以数据治理和流程再造为抓手,做可落地、有成效、有温度的信息化公共服务,逐步实现国内领先的“一网通办”服务模式。

 

 

*文章来源:中国教育网络

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