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【上海交通大学】高校如何优化集体户口管理?

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2022/03/29 01:30发布
全国高校发展动态
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本周高校动态——【上海交通大学】高校如何优化集体户口管理?

前言

户籍,又称户口,是指国家主管户政的行政机关所制作的,用以记载和留存住户人口的基本信息的法律文书,也是我们每个公民的身份证明。

高校集体户口主要包含两类人群:一是因外地求学暂时将户籍迁往学校集体户口的学生,二是没有单独立户将户籍关系挂靠在学校的教职工及家属。

高校户籍管理主要负责学校教职工及家属和学生集体户口的管理工作,业务内容包括对集体户口从迁入、过程使用(户籍证明、户籍介绍信),到迁出的全生命周期管理。

上海交通大学为例,集体户口在册约20000人,每年新生户籍迁入约3000人次,教职工及家属落户约400人次,为师生开具各类介绍信和证明材料上万次。

户籍管理以人工管理为主,主要通过手工登记、人工审批的方式进行。窗口工作人员工作量大,效率相对较低,如遇到批量办理毕业季和开学季迁入和迁出业务时,工作压力陡增。

此外,师生办理一件事往往需要往返于院系、保卫处、就业中心等多个部门,耗时费力。高校集体户口管理工作的信息化建设亟需提上日程。

上海交通大学在前期建设数字校园的过程中积累了丰富的基础数据和先进的技术,并在此基础上为用户打造了开放式与综合式服务相结合的全新管理平台,实现对集体户口从迁入、使用到迁出的全过程管理。

系统设计

 

设计理念

高校集体户口信息管理系统整体架构如图1所示。该系统包括基础、流程、业务三大平台,以现有的统一身份认证、统一授权为基础,以可视化流程平台为依托,以数据共享为技术支撑,面向精细化业务管理,将高校集体户口管理工作涉及的各个方面整合为一个整体的信息库。

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图1 系统架构

系统设计充分利用基于流程平台的开发技术和自助打印系统,在实现灵活、高效、可视化的流程设计与建设的同时,与业务平台的数据管理形成清晰、合理的边界,为高校集体户口管理工作提供决策、运行、互动的信息化系统。

 

基础平台

基础平台基于学校现有的统一身份认证体系(上海交通大学jAccount统一身份认证体系)登录流程平台和集体户口信息管理系统。

统一授权系统是在统一身份认证体系的基础上建立起来的统一管理流程平台和业务平台权限及角色的通用平台,管理员可以在统一授权系统中直接管理用户在流程平台和业务平台的访问/操作权限[1]

集体户口用户种类复杂,根据业务使用主体的不同定位,将用户岗位划分为新生、学生、毕业生、教职工、博士后、户籍管理岗等六类。

 

流程平台

1.工作流。由上海交通大学开发的现已成熟的“交我办”平台,基于先进的自定义工作流引擎,使用统一的页面显示风格,并具有对数据的正确性和完整性进行验证的功能,可以实现对系统保密数据的加密,防止SQL注入攻击等功能;采用全功能的表单开发工具与处理引擎,可以实现任意类型表单的可视化、零代码开发,并实现高效率、高交互处理运行。

平台将户籍“迁入、使用、迁出”全过程业务申请审批流程作为数据产生、确认、修正的有效途径,并以此保障数据质量。

系统采用可视化流程开发工具与处理引擎,包含在线提交申请表单、审批、二次提交附件、复审等业务流程,实现了跨系统、跨时空、跨业务的信息共享和协同工作,减少了申请审批过程中的奔波,提升了流程审批效率。

2.流程实例。流程平台主要包括新生户籍迁入、教职工落户申请、户籍介绍信申请、户籍证明申请,以及集体户籍迁出等五个功能模块,为集体户口全生命周期管理的信息化建设提供了强大的技术支撑。

限于篇幅,下面以集体户口迁移的申请审批为例,阐述基于工作流机制的集体户口信息管理系统中的流程设计,如图2所示。

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图2 集体户口迁移流程

需要迁出集体户口的师生,通过该流程向保卫处户政科申请《准予集体户口迁移证明》,户政科审核通过后,申请人收到自助打印短信通知,就近选择自助打印机打印《准予集体户口迁移证明》;去派出所办理好《户口迁移证》后再次提交保卫处审核,保卫处审核通过并准予离校,集体户口管理系统中该学生的户籍状态变更为“迁出”;学生申请毕业离校时,离校系统通过API接口查询该生的户籍状态,如户籍状态为“已迁出”,则户政审核环节自动审核通过。

 

业务平台

业务平台通过数据集成、共享和调用的方式,实现集体户口信息的动态管理,包括预迁户籍信息、户籍信息管理、业务信息管理和户籍证明打印等功能模块,具体实现如图3所示的功能:

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图3 系统功能模块

1.预迁户籍管理。平台动态记录所有流程平台发起的户籍迁入申请,包括新生户籍迁入和教职工落户申请。户政人员根据派出所提供的户籍信息,完成户号分配。分配好户号的预迁户籍信息,进入户籍信息管理模块。

2.户籍信息管理。在预迁模块完成户号分配的户籍信息进入管理模块,户籍状态为“迁入”;通过户籍迁出流程完成户籍迁出的户籍状态变更为“迁出”。户政人员可根据条件查询所有户籍信息的相关信息,结果可以通过Excel表格导出;并可手动迁出特殊人员(如离校人员等)的户籍,修改户籍状态记录迁出地址;户籍人员身份发生变化时,例如学生留校,也可修改户号等户籍信息。所有户籍信息随时可以跟踪、查询[2]

3.业务信息管理。平台动态记录所有流程平台发起的流程状态,包括等待审核、等待证件上传、审核不通过、已完成;根据条件查询、统计、导出所有业务流程信息。所有业务记录全部留痕、可查。

4.户籍证明打印。上海交通大学和当地派出所为减少师生往返辖区派出所的奔波,承担了该项业务。因户籍证明版式固定,原本不适用于自助打印机。集体户口信息管理系统业务平台,通过绘制打印模板,实现平台一键打印功能。成功申请“户籍证明”流程的学生,需至户政科窗口凭短信领取户籍证明材料。

 

数据共享

系统内部除可通过流程平台、业务平台和数据库实现数据交互共享之外,还可通过校级共享数据库ODS,调用学校人事系统、本科教务系统和研究生系统中与户籍相关的师生数据,例如曾用名、籍贯、出生地、婚姻、学历等;利用权威数据源,减少终端重复输入,为集体户口信息管理系统提供有效支撑;同时将户籍迁出信息与离校系统共享[3],实现户政科的自动审核,更好地将审核认定过程程序化、规范化、自动化,大大提高工作效率。

 

自助打印平台

“交我办”平台通过业务驱动,向自助打印[4]系统定向推送数据,结合自助打印系统中准备好的打印模板,实现各类证明材料的标准化打印。

集体户口信息管理系统包括3套标准打印模板,包括准予集体户口迁移证明、办理户籍相关业务介绍信和落户介绍信。本平台配合工作流,实现流程发起、审批、自助打印。

系统实现

 

系统框架设计

为使系统具有良好用户体验并方便系统维护,系统采用B/S结构,各类用户只需使用浏览器或使用上海交通大学自研“交我办”App,即可实现户籍业务的网上申请与审核等操作。

为提高用户使用的易用性以及系统运行维护的可靠性和高效性,系统利用Java EE的三层架构体系,采用Java编程语言技术,以PHP+Spring MVC+Hibernate实现表现层、业务层、持久层等的功能。

 

流程平台和业务平台的交互

基于流程平台的一站式服务中心,是在业务平台系统和终端用户界面之间增加了一层面向服务的机制,可以屏蔽后端业务管理系统的复杂逻辑,以统一的方式面向终端用户。

流程平台和业务平台之间,通过标准化的Messenger事件驱动模型,实现流程平台和业务平台以及数据库之间的交互[5]

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图4 流程平台Messenger界面

图4为流程平台的工作流事件配置窗口,事件驱动通过调用业务平台的Java逻辑代码,实现流程平台系统模型与实际业务工作模型的一一对应,简单易行。

应用效果

该系统自2020年4月在上海交通大学逐步运行,运行至2021年12月已有20个月,流程发起数量已有万余,见图5。

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图5 上线至2021年12月流程发起数量

上线之初恰逢疫情期间,需要办理集体户口业务的师生用户在电脑或手机终端即可提交业务申请,无需前往保卫处户政科;户政科审核人员可以随时随地在电脑或手机终端审批业务申请。

流程审批通过后,师生可自行前往校内多个自助打印机服务点,打印所需的户籍证明材料。新的管理模式,既避免了师生与工作人员正面接触,符合常态化疫情防控期间所倡导的“非接触、少接触”服务模式,也因为申请和审核均不受时空限制,而缩短了业务办理的时间,提高双方效率。

另外,集体户口系统通过提供标准API接口的方式,与迎新系统、离校系统打通迎新系统可以实时获取新生入校时需收集的新生户籍信息,离校系统可以实时获取毕业生离校时是否已完成户籍迁移的状态,户政科审核环节实现全自动审核。

服务流程的优化,极大地减轻了户政科工作人员在新生开学和毕业生离校两个户籍业务办理高峰期的工作压力,也避免了人工办理业务可能产生的错误,不仅提高了工作效率和服务水平,也保证了数据准确性。同时,将毕业生的户籍流向信息进行信息化存储和管理,也为校友管理提供了数据依据和管理支撑。

本文以上海交通大学集体户口信息管理系统为实例,针对集体户口管理过程中业务流程规范要求高、业务需求量大、数据采集严谨性强等特点,从项目需求和技术实现方面讨论了采用JavaEE技术、基于可视化工作流的集体户口信息管理系统的设计和实现。

本系统通过对集体户口的系统化、信息化管理,实现了户籍业务网上申请、网上审核、自助打印,做到“让数据多跑路,让师生少跑路”。该系统促进了高校集体户口管理工作的流程化、规范化和便捷性,对高校户政管理的信息化建设管理提供了良好范例。

 

 

 

 

 

*文章来源:中国教育网络

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